e-GIODO

"Elektroniczna platforma komunikacji z Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych"

Zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, ze zm.) korzystanie przez podmioty publiczne z systemów teleinformatycznych obwarowane zostało wieloma warunkami. Stosownie do przepisów ww. ustawy na podmioty publiczne nałożony został nadto obowiązek zapewnienia dostępu do informacji zawartych w rejestrach publicznych drogą elektroniczną, jak też umożliwienia wymiany dokumentów związanych z załatwianiem spraw należących do zakresu działania podmiotów publicznych, przy wykorzystaniu informatycznych nośników danych lub środków komunikacji elektronicznej.

W celu wykonania obowiązków wynikających z ww. ustawy w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych wdrożony zastał system informatyczny o nazwie "Elektroniczna platforma komunikacji z Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych" (E-GIODO)

Realizacja projektu E-GIODO stała się możliwa dzięki unijnemu programowi "Sektorowy Program Operacyjny Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw, lata 2004-2006". System E-GIODO zrealizowany został w ramach działania 1.5 ww. programu, którego celem jest rozwój systemu dostępu przedsiębiorców do informacji i usług publicznych on-line. Działanie to ma zapewnić rozwój przedsiębiorczości i wzrost innowacyjności poprzez wzmocnienie instytucji otoczenia biznesu.

System E-GIODO zapewnia:

1. Jawność rejestru zbiorów danych osobowych prowadzonego przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

System E-GIODO zapewnia dostęp drogą elektroniczną do informacji zawartych w prowadzonym przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, jawnym rejestrze zbiorów danych osobowych. Dotychczas, ogólnokrajowy rejestr zbiorów danych osobowych prowadzony był przez Generalnego Inspektora wyłącznie przy użyciu centralnego systemu informatycznego zainstalowanego w siedzibie GIODO. Wgląd do tego rejestru zapewniony był każdej osobie, ale jedynie na miejscu, w siedzibie Biura GIODO, na wydzielonym specjalnie w tym celu stanowisku komputerowym. Obecnie, dostęp do danych zawartych w rejestrze ma każda osoba również poprzez Internet. Zbiory danych osobowych można wyszukiwać za pomocą wielu kryteriów, takich jak nazwa zbioru, nazwa administratora danych czy jego siedziba.

2. Zgłaszanie zbiorów danych osobowych do rejestracji i dokonywanie ich aktualizacji, za pośrednictwem Internetu.

Wdrożenie systemu E-GIODO umożliwia również zgłaszanie do rejestracji zbiorów danych i dokonywanie ich aktualizacji, poprzez Internet. Dotychczas zgłoszenie zbiorów danych osobowych do rejestracji oraz dokonywanie aktualizacji zgłoszonych zbiorów, odbywało się wyłącznie poprzez składanie dokumentów w formie papierowej.

Formularz zgłoszenia zbioru danych można wypełnić przy użyciu, zainstalowanego na stronie internetowej www.giodo.gov.pl programu, który – poprzez system podpowiedzi i komunikatów o popełnionych błędach – minimalizuje możliwość niewłaściwego wypełnienia formularza przez wnioskodawcę. Po wypełnieniu formularza, wnioskodawca ma możliwość wysłania go drogą elektroniczną. W przypadku, jeśli wysłany drogą elektroniczną wniosek został opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym, wówczas automatycznie może on zostać rozpatrzony merytorycznie przez GIODO. W przypadku, jeżeli wysłany drogą elektroniczną wniosek nie został opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym, wówczas jest on przekazywany do rozpatrzenia dopiero wtedy, gdy do Biura GIODO przekazany zostanie jego wydruk opatrzony podpisem uprawnionych osób.

Zadaniem systemu E-GIODO jest ułatwienie komunikacji z Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych. Zainteresowani mają bowiem możliwość bezpiecznego załatwiania drogą elektroniczną tych spraw, które wymagały tradycyjnych form korespondencji lub – w przypadku dostępu do rejestru zbiorów danych osobowych – osobistego kontaktu, co mogło sprawiać trudność osobom zamieszkującym w znacznej odległości od miejsca siedziby Generalnego Inspektora. Ponadto wypełnienie zgłoszenia z użyciem programu funkcjonującego w ramach tego systemu, poza ułatwieniem dla podmiotów zgłaszających zbiory, zmniejsza liczbę błędów w dokonanych zgłoszeniach, powodujących konieczność prowadzenia postępowań wyjaśniających, co wpływa również na wydajność pracy Biura GIODO.